İthalat ve İhracat Paketi

Süreç SAP MM'de bir satınalma talebi ve siparişiyle başlar. Talepte ithalata özel belge türü, siparişte buna ek olarak ithalata özel teyit denetim anahtarı seçilir. Bu iki işaret ithalatı standart satınalmadan ayırır ve gümrük ile maliyet takibini mümkün kılar.

Talep ve sipariş, sonraki bütün adımların referans noktasıdır.

Yükleme belgesi

Malın tedarikçiden çıkışını kaydeden ilk lojistik adım. Konşimento numarası, gümrük kapısı, menşei, para birimi ve nakliye bilgileri girilir; aynı satıcının kalemleri tek seferde işlenir ve teslimat kaydı oluşur.

Çekme belgesi

Malın gümrükten fiilen alındığı adım. Satınalma belgesi, malzeme ve miktar kontrol edilir; sistem malın depoya alınabilmesi için gereken teslimat kaydını oluşturur.

Yüksek hacimli operasyonlarda iki belge de Excel'den toplu oluşturulur:

1. "Örnek dosya" düğmesiyle sistem şablonu indirilir.
2. Belge no, referans belge ve kalem, miktar, tarih ve para birimi gibi alanlar doldurulur.
3. Sistem zorunlu alanları ve biçimi doğrular; hatalı satır için hata mesajı verir.
4. Her uygun satır için belge numarası otomatik üretilir.

Mal bedeli faturası malın temel maliyetini işler; çekme ve dosya masrafları ile diğer ithalat giderleri aynı ekrandan FI faturası olarak kaydedilir. Fatura numarası, tarihi ve tutarı girilince ilgili satınalma kalemleri otomatik gelir. Kayıtla birlikte muhasebe belgesi oluşur ve masraf kalemlere dağıtılır. Peşinat ödemeleri ve kur farkı kayıtları da bu ekrandan yapılır.

Fatura görüntüleme

Hangi faturanın hangi satınalma kalemine ne kadar dağıtıldığı ve muhasebe belgesi görülür.

Fatura ters kaydı

Hatalı fatura silinmez, ters kayıtla geri alınır; denetim izi kalır.

Fatura raporu

Faturaların açık, kapalı ya da ters kayıtlı olduğu fatura bazında sorgulanır.

Çekme belgesinden sonra çekilen miktar depolama miktarı alanına yazılır ve mal girişi yapılır. Sistem stoğu günceller ve malzeme belgesi oluşturur.

Bloke stoğa giriş

Mal kalite kontrolünden önce ya da ara bir lokasyonda tutulacaksa geçici olarak bloke stoğa alınır.

Serbest stoğa alma

Bloke stoktaki mal kabul edildikten sonra serbest stoğa alınır ve hemen kullanılabilir.

Doğrudan nihai depo

Mal ara işlem olmadan tek adımda nihai depoya alınır.

Dosya kapama; yükleme, çekme, mal girişi ve fatura işlemleri tamamlandıktan sonra yapılan son adımdır. Sistem tamamlanmış yükleme ve çekme işlemlerinin FI faturalarını listeler; seçilen satırlar için kayıt ve belge tarihi girilir ve MM muhasebe belgesi oluşur. Dosyanın bütün maliyetleri böylece kesinleşir.

Kapatılmış bir dosya gerekirse ters kayıtla geri alınır: kapama belgesi silinmez, yeni bir ters kayıt belgesi oluşur ve denetim izi korunur.

Mahrecine iade, gümrükten çekilmemiş malın tedarikçiye geri gönderilmesidir. Mal gümrükte uygun bulunmadığında, kalite kontrolde kabul edilmediğinde, hatalı ürün gönderildiğinde ya da ticari veya maliyet sebepleriyle ithalat tamamlanamadığında başlatılır. Mal için fatura girilmişse sürecin doğru kapanması için mutabakat ve iade adımları tamamlanmalıdır.

1. Satınalma talebi oluşturulur.
2. Satınalma siparişi yaratılır.
3. Yükleme belgesi hazırlanır.
4. Mal bedeli faturası, varsa masraf faturası işlenir.
5. Mal iade edilmeye karar verilir; ithalat iade belgesi oluşturulur (lojistik kapanış).
6. Mahrecine iade mutabakatı ekranında iade yapılır (finansal kapanış).
7. Satınalma siparişi kalemi “Tamamlandı” olarak işaretlenir.

Bu ayarlar yapılmadan ithalat süreci başlatılamaz; belge türleri, masraf hesapları ve ekran davranışı uyarlama ekranlarından tanımlanır. Her şirket kodu ayrı yapılandırılır, birine yapılan ayar diğerini etkilemez.

Şirket kodu parametreleri

Kur tipi, tolerans, ekran davranışı ve logo

Belge türleri

Yükleme, çekme, antrepo, mahrecine iade ve geçici depolama belgelerinin teslimat türüne eşlenmesi

İşlem kodu verileri

İşlem tipi ile işlem kodu eşleşmesi

Ekran düzeni tayini

İşlem tipi ile ekran düzen grubu eşleşmesi

Ekran düzeni

Alan bazında zorunlu ya da gizli ayarı

Vergi göstergeleri

İşlem bazında KDV kodu kontrolü

Fatura tipleri

Masraf tipi ve koşul türü

Masraf kaynağı eşleştirme

Masraf kaynağı ile masraf tipi eşleşmesi

FI belge türü

İşlem tipi ile FI belge türü eşleşmesi

Mahsuplaştırma hesabı

Ara hesap belirleme

Peşinat hesabı

Peşinat hesabı belirleme

Mahrecine iade hesabı

İade muhasebe hesabı

Kur farkı hesabı

Kur farkının dağıtımı

Fatura dağıtım yöntemi

Masraf dağıtım kuralı

Fatura özetleme

FI satırlarının birleştirilmesi

Dosya kapama parametreleri

Kapamadaki FI davranışı

Şirket kodu parametrelerinde yüklemeden fazla çekmeye ve çekme fazlası mal girişine izin verilip verilmeyeceği de belirlenir; stok doğruluğu için çekme fazlası mal girişi genelde kapalı tutulur. Belge türleri ekranı yalnız eşleştirme yapar: teslimat türleri SAP'nin standart tarafında ayrıca tanımlanır.